A partir de 2025, los autónomos deberán adaptarse a una nueva normativa de facturación que obliga al uso de sistemas digitales avanzados, pero a la medida parece ignorar las dificultades y costes adicionales que enfrentan estos profesionales para cumplir con los complejos requisitos técnicos. ¿Realmente esta digitalización “facilitará” su relación con Hacienda? Para muchos autónomos, especialmente aquellos sin formación tecnológica o de más edad, la norma no solo representa una barrera, sino que incrementa su dependencia de asesorías externas y supone una carga añadida en su día a día.
Sistemas de Facturación: De la Certificación a la Verificación
La nueva normativa establece que los autónomos deben utilizar sistemas de facturación que cumplan con requisitos específicos en términos de seguridad y accesibilidad. Estos sistemas deberán estar certificados para asegurar que cualquier registro de facturación que se genere sea inalterable y accesible para la Agencia Tributaria. Además, cada registro deberá contar con una huella electrónica que permita confirmar su autenticidad, sumando así un elemento de seguridad que evitará manipulaciones indebidas de los datos.
Para facilitar esta adaptación, el Ministerio ha introducido una herramienta novedosa: el sistema VERI FACTU. Este sistema opcional permite emitir «facturas verificables» que cumplen con los requisitos de trazabilidad exigidos, pero con la ventaja de una gestión más simplificada. Cada factura VERI FACTU incluye un código QR, facilitando su verificación en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, y una leyenda que certifica su autenticidad. VERI*FACTU representa una oportunidad para los autónomos que buscan una solución tecnológica avanzada y segura.
La Trazabilidad de los Registros y el Código QR
Uno de los elementos más destacados de esta normativa es la trazabilidad obligatoria de las facturas. ¿Qué significa esto? Que cada nuevo registro de facturación deberá incluir una referencia del registro anterior, lo que crea una cadena de registros continua y cronológica. En caso de que una auditoría o la Administración Tributaria requiera la revisión de una factura específica, este sistema facilitará la localización y el análisis del historial completo de facturación del autónomo.
Además, las facturas generadas incluirán un código QR, un recurso visual que podrá ser escaneado por la Administración o por el propio cliente para verificar la autenticidad de la factura y su correspondencia con los datos del sistema VERI*FACTU.
Accesibilidad de los Registros
Otro aspecto relevante es la obligatoriedad de que los sistemas permitan conservar y consultar los registros de manera sencilla y rápida. Los autónomos deberán asegurarse de que sus sistemas informáticos de facturación puedan exportar los registros a otros dispositivos de almacenamiento, como una medida de respaldo. Esta exportación permite al autónomo conservar sus datos incluso si cambia de sistema o si surgen necesidades específicas de auditoría.
¿facilitará realmente la relación entre autónomos y Hacienda?
A partir de 2025, los autónomos deberán adaptarse a una nueva normativa de facturación que obliga al uso de sistemas digitales avanzados, pero a la medida parece ignorar las dificultades y costes adicionales que enfrentan estos profesionales para cumplir con los complejos requisitos técnicos. ¿Realmente esta digitalización “facilitará” su relación con Hacienda? Para muchos autónomos, especialmente aquellos sin formación tecnológica o de más edad, la norma no solo representa una barrera, sino que incrementa su dependencia de asesorías externas y supone una carga añadida en su día a día.
Estos son los puntos clave de la nueva facturación
- Requisitos Técnicos de los Sistemas de Facturación : Los sistemas informáticos de facturación deben cumplir con estándares que garantizan la inalterabilidad, trazabilidad, conservación y accesibilidad de los registros. Deben ser capaces de remitir información a la Agencia Tributaria (AEAT) mediante internet y utilizando certificados electrónicos para asegurar la autenticación.
- Introducción de VERI*FACTU : Los autónomos podrán optar por utilizar el sistema VERI*FACTU, que facilita la emisión de “facturas verificables”. Estos sistemas quedan exentos de ciertas normativas, siempre que aseguran un nivel de seguridad equivalente y permiten la trazabilidad mediante una cadena de registros.
- Contenido y Generación de Facturas : Las facturas deben incluir un código QR que facilite su validación, además de la mención «VERI*FACTU» para las facturas emitidas bajo este sistema. Las especificaciones de formato y contenido de cada factura están detalladas en el anexo de la normativa.
- Obligatoriedad de Certificación : Solo los sistemas certificados pueden usarse en la gestión de facturación. Los sistemas deben generar huellas o «hash» para cada registro y deben ser capaces de comprobar la integridad y trazabilidad de cada registro y su firma electrónica.
- Almacenamiento y Accesibilidad : Los sistemas de facturación deben garantizar que los registros se conserven adecuadamente y sean accesibles en formato legible. También deben permitir exportar los datos a un almacenamiento externo seguro.
2. Cuadro de las nuevas normas de facturación para autónomos en 2025
| Norma | Descripción |
|---|---|
| Sistemas Certificados | Obligatorio el uso de sistemas de facturación que garantizan integridad y accesibilidad de los registros, con firma electrónica y huellas de validación. |
| VERI*FACTU (Sistema Voluntario) | Opción de emisión de «facturas verificables» con trazabilidad simplificada; Incluye un código QR y permite acceder a validaciones en la AEAT. |
| Formato de facturas | Inclusión de un código QR y la mención «VERI*FACTU» en las facturas emitidas bajo dicho sistema. |
| Remisión de Información | Los sistemas deben conectarse a la AEAT, remitir registros mediante certificados electrónicos, y ser capaces de recibir respuestas de la Administración. |
| Almacenamiento | Garantizar la conservación de registros dentro o fuera del sistema, con acceso rápido y exportación para respaldo externo. |
| Trazabilidad de registros | Las facturas deben vincularse en una cadena cronológica, donde cada nuevo registro se vincula al anterior mediante su huella. |
| Declaraciones Responsables | Los sistemas informáticos deben incluir una declaración con la certificación de cumplimiento normativo, accesible para usuarios y la Administración tributaria. |
