Perdemos más tiempo que nunca en reuniones. Y, sin embargo, no siempre son imprescindibles. De hecho, cuando esas reuniones están mal organizadas provocan un gasto económico para la empresa: se calcula que las reuniones improductivas hicieron perder a las empresas en 2019 alrededor de 457.000 millones de dólares solo en Estados Unidos y Reino Unido. Son las cifras que ha calculado Doodle, una herramienta de planificación en línea, tras realizar un estudio basado en 19 millones de reuniones y más de 6.500 entrevistas a profesionales.
¿Por qué entonces la fórmula del encuentro con compañeros y jefes sigue siendo una herramienta fundamental en cualquier empresa? En España, según el estudio de WorkMeter, de las más de 9 horas de media que pasamos en el trabajo, el 24 % se utiliza para llamadas, trabajos administrativos y reuniones, y estas últimas ocupan una parte importante de nuestro tiempo. Solo en Estados Unidos se celebran al día alrededor de 55 millones de reuniones, según estimaciones de Steven Rosenberg, consultor y autor de La sorprendente ciencia de las reuniones (Editorial Tébar Flores).
La razón de que se siga apostando por las reuniones es que no todas ellas son inútiles. Según los expertos, la mala fama de los encuentros laborales improductivos ha perjudicado a las reuniones que verdaderamente aportan beneficios.
Una reunión debe cumplir las siguientes características:
Breve. No hay una cantidad de minutos estándar para una reunión. Todo dependerá del tema que hay que tratar, del número de personas convocadas, del tiempo disponible… Sin embargo, sí hay una regla de oro para aplicar a la duración de cualquier reunión, y es que cuanto más corta, mejor.
Bien organizada. Un estudio publicado en Decision Sciences comparó las reuniones formalmente convocadas con la comunicación informal de mensajes electrónicos y llamadas telefónicas en 73 fábricas industriales de 18 países. La conclusión fue que las reuniones bien organizadas y preparadas fueron mejores herramientas para prevenir problemas que los mensajes electrónicos informales y las llamadas telefónicas. Pero la clave para que todo funcione está en preparar la reunión antes, hacer un buen desarrollo y continuar con un seguimiento después de la reunión.
En el formato adecuado. La sala de reuniones de la compañía puede ser el lugar perfecto para el encuentro… o no. Las llamadas walking meetings, de las que Steve Jobs se declaraba fan incondicional, pueden ser adecuadas dependiendo de las circunstancias. «Caminar juntos ayuda a mejorar la salud con una actividad física accesible a todos. Ir a este tipo de reuniones nos predispone en positivo, son sugerentes y generalmente pueden provocar insights muy interesantes.
Además de mejorar la percepción de bienestar en el trabajo, genera complicidades, mejora la comunicación y reduce las distinciones jerárquicas, lo que nos permite ser más auténticos», señala Manel Fernández Jaria. Según el estudio Give your ideas some legs: the positive effect of walking, caminar no solo es saludable, sino que estimula la generación de ideas nuevas, un efecto beneficioso para cualquier reunión.
Cuándo debemos renunciar a una reunión
Aunque las reuniones cumplan su objetivo cuando se han preparado adecuadamente, en ocasiones podemos elegir otras alternativas.
Hacer saber a los empleados una noticia. Como explica la profesora de la UOC, no es necesario organizar una reunión para anunciar algo o informar de ello. El correo electrónico sirve perfectamente para este propósito. «Pero no tiene por qué enviarse un texto. Puedes grabar una breve presentación en vídeo y enviarla. Si crees que tu correo pasará desapercibido, puedes enviar mensajes de seguimiento y pedir un acuse de recibo para asegurarte de que todo el mundo reciba la información», afirma.
Recopilar las primeras ideas sobre un proyecto. El brainstorming puede beneficiarse del cara a cara, pero solo funciona cuando se ha podido pensar en el tema de antemano.
Crear un ambiente de equipo (teambuilding). Para la profesora de la UOC, si el objetivo es mejorar el ambiente del equipo, es preferible compartir alguna situación más social y distendida —desde ir a comer juntos hasta participar en una actividad lúdica— que organizar una reunión.
Conocer mejor al equipo. Según el libro de unos investigadores en ciencia política y sociología del trabajo de las universidades de Malmö y Lund (Suecia), las reuniones de trabajo pueden ejercer para los empleados el papel de una terapia de grupo en la que estos expresen sus frustraciones o reciban el reconocimiento de los demás, por lo que pueden servir para conocer bien a los trabajadores.
